Des milliards de livres par année sont consacrés aux voyages d’affaires, mais il n’en demeure pas moins que les organisations continuent à gaspiller inutilement de l’argent dans ce domaine crucial. Par exemple, votre personnel ne cherche pas à rechercher les meilleurs itinéraires et tarifs, ou ne pas trouver les hôtels offrant les meilleures offres peut entraîner un dépassement totalement inutile, ce qui a un impact direct sur le résultat net.

Voici 7 façons de prendre le contrôle de vos dépenses de voyages d’affaires et de réaliser des économies pour votre organisation.

# 1 Définir une politique de voyage

Une politique claire et précise des voyages d’affaires est l’arme n ° 1 dans le contrôle et la réduction de vos dépenses de voyage, mais il existe encore de nombreuses organisations qui n’en ont pas. Sans une telle politique, il est pratiquement impossible de contrôler vos dépenses de voyage, alors mettez-vous en place si vous n’en avez plus déjà, ou si vous en avez un, révisez-le et assurez-vous que tout le monde dans votre organisation le sait.

# 2 Conduire la conformité

Conduire la conformité couvre 2 choses:

Assurez-vous que votre personnel respecte votre politique de voyage
Assurez-vous que votre personnel utilise votre société de gestion de voyage (TMC)
Il existe de nombreuses façons de traiter le premier, de l’analyse des réclamations de dépenses et de la persuasion douce, jusqu’au refus de payer des réclamations de frais pour les voyages non réservés selon la politique de voyage, ou par le biais du TMC (et oui, certaines entreprises le font vraiment) .

Le second requiert le soutien de votre TMC. Les outils de réservation en ligne sont généralement très bons pour assurer la conformité des politiques, mais le TMC peut souvent être le maillon faible de la chaîne. Testez-les, appelez-les vous-même et voyez si vous pouvez obtenir une réservation non conforme. Assurez-vous qu’ils fournissent votre politique à chaque fois.

# 3 Surveillez vos dépenses

L’ancien dicton «Qu’est-ce qui se mesure, se gère» est une description parfaite des rapports concernant les voyages d’affaires.

En employant un TMC, vous allez commencer à collecter une quantité énorme de données. En analysant ces données, vous commencerez à comprendre ce que vous dépensez sur votre budget de voyage, à quels fournisseurs vous dépensez et, surtout, à qui dépensent les dépenses.

Cela vous permet d’identifier des ajustements simples à votre politique qui pourraient sauver des milliers, sinon des centaines de milliers de livres, au cours d’une année. Et rappelez-vous, cela fait partie du travail de votre TMC pour vous conseiller sur l’endroit où vous pouvez économiser, assurez-vous qu’ils remplissent également leur rôle!

# 4 Conduire des réservations en ligne

Les réservations en ligne réduisent les frais généraux pour les fournisseurs, en envoyant des prix moins chers à votre guise, et comme les billets de train, l’hébergement en hôtel, les billets d’avion point à point et la location de voiture sont tous si faciles à réserver en ligne maintenant, il est presque impossible de brouter une excuse pour non Ce faisant.

Il existe un certain nombre de facteurs qui influenceront le taux d’adoption que vous pouvez atteindre, de votre profil de voyage à des emplacements clés, mais le facteur dominant est l’attitude de votre personnel. C’est assez simple: vous devez obtenir leur buy-in ou vous serez toujours déçus.

La clé du recrutement du personnel est leur confiance dans le système. Donnez-leur accès à la formation à chaque occasion et assurez-vous que votre TMC fournit le soutien dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Si vous n’avez pas déjà un outil en ligne, impliquez votre personnel dans le processus décisionnel. Mettre en place un groupe pilote, obtenir leur buy-in, puis les utiliser comme les champions du système pour le diffuser à un public plus large.

Et n’oubliez pas, il est plus facile de conduire des initiatives de haut en bas. Il est étonnant de voir à quel point un directeur des finances devient intéressé par une réservation en ligne lorsqu’ils découvrent que cela pourrait réduire leurs coûts TMC de 90%.

# 5 Considérer des alternatives

La téléconférence a progressé énormément au cours des dernières années. Alors que les suites de téléconférence intégrales restent uniquement dans le domaine des grandes entreprises en raison de leur coût, il existe des alternatives de bureau très puissantes disponibles telles que Skype ou Google Hangouts. En fait, chez Click, nous utilisons maintenant largement la vidéoconférence de bureau pour les réunions internes et les commentaires des clients.

Utilisez vos informations de gestion pour voir pourquoi les gens voyagent. Si quelqu’un achète un billet de Manchester à Londres, revenant trois heures après leur arrivée, il vaut la peine de se poser la question: «vaut-il la peine de voyager pour cette réunion?» Indiquez si le voyage est destiné à une réunion interne ou externe. Le voyage interne peut être l’un des Les endroits les plus faciles à exercer sur votre hache.

# 6 Ne pas étouffer votre entreprise

Le voyage est essentiel au succès de nombreuses entreprises. Prenez l’activité de gestion de voyage – très peu de grands clients s’inscrivent sans rencontrer quelqu’un en personne. Par conséquent, notre force de vente n’a d’autre choix que de voyager tous les jours.

Les réactions au genou comme l’interdiction de logement pendant la nuit réduisent rarement les coûts (il coûte souvent plus de voyager chaque jour que de rester pour la nuit), mais cela peut être très dommageable car le voyage est fatiguant et le personnel fatigué ne fonctionne pas aussi bien . Si une nuit dans un hôtel gagne un contrat, sûrement ça en vaut la peine?

Réduire les frais de déplacement ne signifie pas forcément que vous devez voyager moins. Votre TMC devrait être capable et disposé à vous aider à réduire les coûts en ajustant votre politique de voyage. Réduisez le taux maximal d’hôtel autorisé, prévoyez d’avance des billets de train et des compagnies aériennes de budget. L’un de nos clients a récemment réduit ses dépenses annuelles de 30%, mais le nombre de transactions qu’ils réservent chaque année n’a pas changé du tout. Tout cela a été réalisé uniquement par des changements de politique.

# 7 Mandatez votre société de gestion de voyage

Le personnel peut souvent être excité d’aider à réduire ses coûts. “Je vais réserver cet hôtel moi-même et réclamer des dépenses parce que je peux l’obtenir une livre moins cher que par notre DMC“. Avant de le savoir, vous avez 80% de demandes de remboursement supplémentaires, aucune information sur la gestion, aucune conformité aux règles, aucun contrôle des coûts et un gros désordre.

Éduquez votre personnel. Assurez-vous qu’ils comprennent clairement pourquoi vous avez nommé un DMC, quels sont les objectifs du DMC et comment ils contribuent à réduire vos coûts. Assurez-vous que votre DMC vous donne accès à toutes les options sur un seul écran, y compris le GDS, le contenu Internet et vos propres tarifs négociés.

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